Warum die optimale Digitalisierung
für Sie wichtig ist

Zukunftssicher | Platzsparend | Umweltfreundlich | Nachhaltig | Flexibler | Allzeit greifbar | Zeitsparend | Kostensparend | Strukturiert (einheitliche Strukturen) | Unbegrenzt erweiterbar | Dynamisch | Outsourcing von Risiken | Wirtschaftlich | Sorgfältig | Unveränderbarkeit | Schreibschutz

Digitalisierung von
A bis Z

Keine starre Dienstleistung, sondern vielmehr eine unter der Berücksichtigung Ihrer Prozesse maßgeschneiderte Ausarbeitung eines Lösungskonzeptes steht bei uns im Vordergrund! Zudem erweitern wir den Lebenszyklus Ihrer Informationen, in dem wir die physische Information scannen und so den Weg in Ihr papierloses Büro ebnen!

  • Sichere Abholung durch nach BDSG unterwiesenem Personal
  • Erstellung einer Projektbeschreibung – sowie eines nachfolgenden detaillierten Lösungskonzepts
  • Persönlicher Ansprechpartner innerhalb der Projektdurchführung
  • Scannen und Archivieren von allen gängigen Formaten und Arten, wie Akten, Plänen und Belegen.
  • Hohe und zuverlässige Sicherheitsstandards
  • Hinterlegung einer Volltextsuche (OCR)
  • Erstellung revisionssicherer Dateien
  • Digitale Übertragung mittels eines gesicherten Shares

Alle Informationen zu jeder Zeit sofort abrufbar

Wir, die OPTIFILE GmbH begleiten Ihr Unternehmen innerhalb des Wandels in das digitale Zeitalter und bieten Lösungen in allen Fragen zur physischen oder digitalen Archivierung!

So einfach funktioniert es

1 Projektabstimmung

  • Detaillierte Aktenbesichtigung beim Kunden vor Ort
  • Vorstellung von diversen Lösungsansätzen inkl. Handlungsempfehlung
  • gemeinsame Definition einer Prozessbeschreibung
  • Kalkulation eines projektbezogenen Angebots

2 Abholung

  • Aktenübernahme/Aktenabholung im Fullservice-Modell
  • Protokollierte Übernahme Ihrer Daten
  • Transport in speziell gesicherten Fahrzeugen
  • Entladung und Zwischenlagerung im gesicherten Archiv

3 Digitalisierung

  • Transformation Ihrer physischen Daten in die digitale Form
  • Realisierung durch professionelles und auf Projekt instruiertes Personal mit Einsatz von Hochleistungsscannern
  • Datensicherung auf deutschen Servern

4 Nachgelagerte Dienstleistungen

  • Wahlweise physische Archivierung im Sicherheitsarchiv
  • Zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399
  • Gesicherte Rückführung/-transport
  • Oder langfristige Bereitstellung der digitalen Information
  • Beratung zum Thema Datenschutz und der neue EU-DSGVO
  • Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten

Service über die Digitalisierung hinaus

In einem Vor-Ort-Termin definieren wir gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Schritte für Ihr papierloses Büro. Ihre Wünsche und Ziele werden aufgenommen und die erste Einsicht in Ihre Akten vorgenommen.

Im Nachgang erhalten Sie eine Handlungsempfehlung inkl. eines Angebotes.

Das sind wir

Die OPTIFILE GmbH ist ein modernes Unternehmen im Bereich der Digitalisierung. Optimal digital – unser Ziel – halten wir uns bewusst bei jedem Projekt vor Augen und setzen dies mit vollstem Einsatz und Leidenschaft um. Denn wir sind überzeugt, dass der digitale Wandel eine positive, zielführende und nötige Entwicklung für jedes Unternehmen ist. Wir – als Bestandteil der Umwelt-Service Mannert Unternehmensgruppe – leben den Gedanken der Dienstleistung rund um Ihr Dokument! Gemeinsam mit unserer Schwester documentus Bayern GmbH, Spezialist sowohl im Segment der physische Archivierung als auch der Sicherheitsvernichtung gemäß BDSG, runden wir den Lebenszyklus Ihrer Informationen als verlässlicher Partner ab. Unser junges und dynamisches Team freut sich die Digitalisierung mit Ihnen zu starten!

  • Lisa Theiml
    Geschäftsführerin
    Das neue Gut des 21. Jahrhunderts sind Informationen, ich trage die Verantwortung dafür, dass diese sicher in die ewige Form gelangen!
  • Markus Pätzig
    Vertrieb
    Gemeinsam einen Lösungsweg erarbeiten – nur so kann Ihr digitales Projekt zu Ihrer vollsten Zufriedenheit umgesetzt werden.
  • Sophie Zembsch
    Projektkoordinatorin
    Ich betreue Ihr Projekt von Anfang bis Ende und stehe Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
  • Doreen Sprange
    Scannerin
    Ich sorge für eine gute Qualität innerhalb Ihres kompletten Scanprozesses!
  • Markus Ciemala
    IT System Engineer
    Ich setze Ihre individuellen Anforderungen mit innovativen Systemen um und bringe diese in einen technisch durchgängigen Prozess.

Bereit zu digitalisieren?